100 Franken pro Versicherten sind möglich

Veröffentlicht am: 12. Dezember 2008

Anbieter von externer Pensionskassenverwaltung kämpfen ständig um neue Mandate. Dabei sind die Unterschiede in Preis und Service gross. Gleichwohl wechseln oft nur Kassen mit bestehender externer Lösung, und Stiftungen mit Inhouse-Verwaltungen wiederum verharren im

Die wohl kurioseste Geschichte kennt Christoph Oeschger, Chef von Avadis. Seine Firma wurde gebeten, eine Offerte zur externen Verwaltung zu unterbreiten. Die Eckdaten der zu übernehmenden Vorsorgeeinrichtung wurden ihm zur Verfügung gestellt. „Die Pensionskasse war relativ klein. Sie hatte keine Leistungsfälle aus Invalidität und keine Wohneigentumsvorbezüge“, erinnert sich Oeschger. Er sagte sich: „Gut, die übernehmen wir.” Später stellte sich heraus, dass die Absenz von Leistungsfällen und Vorbezügen einen besonderen Grund hatte: „Der Verwalter hatte den Versicherten jahrelang gesagt, dass grundsätzlich keine Wohneigentumsvorbezüge gewährt würden.“ Die Bearbeitung von IV-Fällen stand mehrjährig im Verzug.

Geschichten über sperrige Pensionskassenverwalter von kleinen und mittelgrossen Betrieben zirkulieren immer wieder. Sie sind der Ausdruck eines Pensionssystems, dass trotz einer Vielzahl gesetzlicher Vorschriften einigen Spielraum in der operativen Tätigkeit zulässt. „Zwar wäre die Weigerung des Kassenverwalters einklagbar. Aber offenbar hat es keiner der Versicherten gewagt, dies zu tun, und der Stiftungsrat bemerkte nichts“, konstatiert Oeschger. Nachdem Avadis die Kasse übernommen hatte, kamen mehrere Anträge für Vorbezüge und die Leistungsfall-Dossiers mussten in Ordnung gebracht werden.

Das Beispiel zeigt, mit welchen Überraschungen externe Pensionskassenverwalter im Rahmen von Übernahmen konfrontiert sein können. Eine Due Diligence, sozusagen ein Durchforsten nach Leichen im Keller, gibt es in dieser Branche nicht, sagen die Anbieter übereinstimmend. Für Oeschger gehört ein gesundes Mass von Misstrauen zum Beruf. „Es ist logisch, dass Stiftungsräte die Braut für die Ausschreibung herausputzen.“

Das ist die eine Sicht im Markt um externe Pensionskassenverwaltung, die im Kern aus der technischen Verwaltung, Stiftungsbuchhaltung und Geschäftsführung besteht. Doch auch Stiftungsräte erzählen allerhand Storys über externe Dienstleister, so etwa über das Versprechen der garantierten Stellvertretung. „Die für unseren Betrieb bestimmte externe Pensionskassenverantwortliche erkrankte. Danach wusste bei der Verwaltungsfirma keiner mehr, welche Dossiers hängig sind. Selbst simple Austrittsabrechnungen erreichten die Versicherten mit grossem Verzug“, sagt ein Stiftungsrat. Die externe Verwalterin muss aus Wettbewerbsgründen ungenannt bleiben. „Wird Stellvertretung versprochen, so wird sie nicht bei allen Anbietern umgesetzt. Das bekommen wir von unzufriedenen Kunden im Rahmen von Konkurrenzofferten immer wieder zu hören“, sagt Corinne Antonica, Bereichsleiterin für Outsourcing bei Watson Wyatt.

160 Franken „all-inclusive“

Die Suche nach einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis im Kontext eines bestehenden Outsourcing-Mandats ist der häufigste Grund für eine Ausschreibung. Dies sagen alle von spn angefragten Erbringer von Pensionskassendiensten. „Ein Stiftungsrat, der bereits Erfahrung mit einer externen Lösung hat, ist geneigt, diese Lösung im Preis und in der Qualität zu optimieren“, sagt Othmar Simeon, Leiter Personalvorsorgeberatung bei Swisscanto. Einige sind hart im Verhandeln. Eiserne Konkurrenz zwang ihn kürzlich, die Module technische Verwaltung, Stiftungsbuchhaltung und Zahlungsverkehr pauschal für 160 Franken pro Destinatär zu offerieren – all-inclusive. Typische Vorfälle wie Scheidungen, Kapitalvorbezüge und Invaliditätsfälle werden nicht zusätzlich verrechnet. „Das ist ein sehr tiefer Preis“, sagt Simeon.

Als häufige Konkurrenten werden die Anbieter Avadis, Swisscanto, Mercer, Hewitt, Libera, Watson Wyatt, PFS, Aon und B&B genannt. Von spn befragt wurden auch die Beratungsgesellschaft für die zweite Säule (Berag) und Swissbroke. Für sie wichtig zu wissen ist, dass es sich bei dieser 160-Franken-Offerte um eine Kasse mit 1.100 Versicherten im Beitragsprimat mit normaler Fluktuation und Leistungsfällen handelt. „In diesem Kontext liegt die Offerte im höheren Mittel“, sagt Corinne Antonica. „Der Preis überrascht mich nicht“, sagt Catherine Schoendorff, eine der Business-Verantwortlichen von Hewitt. Sie betrachtet ein Preisspektrum von 100 bis 150 Franken je Destinatär und Dienstleistungsart als normal. Daniel Gut von der Berag beurteilt die 160 Franken pro Versicherten als „einen eher guten Preis“. Bei Mercer urteilt Esther Sager, stellvertretende Bereichsleiterin, je nach Branche: „Für einen Finanzdienstleister ist das Angebot günstig. In aufwandärmeren Branchen sind 140 bis 150 Franken machbar. In der Finanzbranche sehe ich eher einen Wert um die 200 Franken pro Versicherten.“ Beim Aufwand denkt Sager vor allem an den aufwendigen Wohneigentumsvorbezug, der von Finanzleuten häufig beansprucht wird. In anderen Branchen, etwa im Detailhandel, werden Vorbezüge seltener verlangt. Avadis-Chef Oeschger will kein Urteil abgeben. Er spricht von einer Spanne von „200 bis 400 Franken je Destinatär, je nach den konkreten Umständen“.

Pauschalpreis versus Basispreis

Daniel Gut von der Berag erwähnt neben den üblichen Aspekten wie Branche, Grösse, Vorbezügen, Leistungsfällen, Rentnerzahl und Leistungsplänen auch den Offerte-Zeitpunkt als Argument: „Je nach Auslastung kann es sein, dass ein Anbieter bewusst tiefer als alle anderen offeriert, sei es, weil er ein Mandat verloren hat, sei es, weil er am Expandieren ist.“ Denn es gehe darum, einen Deckungsbeitrag zu erwirtschaften.

Ein tiefer Preis hat auch sonst Tücken. Stiftungsräte sind gut beraten, das Kleingedruckte zu lesen. Denn einige Anbieter rechnen alles inklusive. Andere wiederum berechnen Sonderleistungen extra. Und Dritte kalkulieren ein Budget von Sonderleistungen als inklusive. Darüber hinaus werden aber Fallpauschalen verabredet. Aufgrund der von spn geführten Gespräche zeigen sich Pole: Auf der einen Seite steht Avadis. Sie kalkuliert einen einzigen Pauschalpreis. Das heisst, ob ein oder hundert Vorbezüge, ob ein oder hundert Leistungsfälle, der Preis bleibt derselbe. Einzig ausserordentliche Fälle wie Teilliquidationen, Fusionen, Übernahmen und Planänderungen werden separat verrechnet. Am anderen Pol steht Hewitt. Sie verrechnet einen Basispreis. Ein- und Austritte sowie Kapitaleinkäufe und Scheidungen sind inbegriffen. IV-Fälle werden hingegen in der Regel gesondert nach Aufwand verrechnet. Für Vorbezüge gibt es eine Fallpauschale. Im Geschäftsführer-Modul wird die Zahl der Stiftungsratssitzungen definiert mit den dazugehörenden vor- und nachgelagerten Arbeiten. Finden ausserordentliche Sitzungen statt, werden sie in Rechnung gestellt. Mercer, Watson Wyatt, Swisscanto, Berag und Swissbroke kennen Mischformen, von all-inclusive bis Fallpauschalen. Libera und PFS nahmen keine Stellung. Der Anbieter Swissbroke nennt noch eine weitere im Markt übliche Entgeltungsform: Bei Wohneigentumsvorbezügen verrechnet er den Aufwand gemäss Reglement dem Versicherten. „Es gibt aber Arbeitgeber, die dies nicht wünschen. Dort übernehmen sie eine gewisse Zahl pro Jahr. Der Rest wird separat verrechnet“, sagt Roger Crufer, Leiter Pensionskassenverwaltung bei Swissbroke.

„Anbieter teilen Skalenerträge nicht“

Unabhängig davon, wie eisern die Konkurrenz ist, fürchten die Anbieter externer Lösungen den Preisvergleich mit der internen Verwaltung. „Bei internen Lösungen werden die vollen Kosten der Verwaltung nur selten ausgewiesen“, sagt etwa Avadis-Chef Oeschger. „Preislich können wir mit der internen Verwaltung oft nicht mithalten, da die vollen Kosten in der Jahresrechnung nicht ausgewiesen werden“, sagt auch Othmar Simeon von Swisscanto. Dabei ist er überzeugt, dass eine Kasse bei Anrechnung aller Kosten mit einem Outsourcing einiges günstiger fährt, „vor allem bei solchen mit weniger als 1.500 Destinatären“. In den Ohren der Stiftungsräte tönt dies wie eine schlechte Rechtfertigung. Doch was sind die Fakten?

Das Bundesamt für Statistik erhebt noch immer keine Vollkosten und nicht einmal die genaue Zahl der überwiegend extern verwalteten Kassen ist bekannt. „90 Prozent aller Kassen meldeten 2006, die Verwaltung ganz oder teilweise ausserhalb der Vorsorgeeinrichtung besorgt zu haben“, sagt Willi Stuber von der Pensionskassenstatistik. Der Begriff „ausserhalb“ ist im juristischen Sinne definiert, so dass selbst die Personalabteilung des Arbeitgebers als extern gilt. Deshalb nützt die Zahl wenig. Eine Auswertung der letzten Swisscanto-Studie liefert mehr Anhaltspunkte. Die Basis sind rund 260 Pensionskassen, die 60 Prozent des Kapitals und der Versicherten repräsentieren.

• Intern/extern: Die Hälfte aller privaten Kassen sagten, sie würden „die technische Verwaltung überwiegend selber“ durchführen. Bei 19 Prozent der Kassen war es „der Arbeitgeber“, bei 30 Prozent die „externe Stelle“. Doch wer bezahlte die Rechnung dafür?

• Kostenträger: In 8 Prozent der Fälle bezahlte sie „der Arbeitgeber“. 22 Prozent der Vorsorgeeinrichtungen beglichen die Kosten „teilweise selber“. 71 Prozent der befragten privatrechtlichen Kassen bezahlten die Rechnung der externen Stelle „selber.”

• Rechnungswesen: Die Stiftungsbuchhaltung wurde bei 77 Prozent aller Kassen durch eine „externe Stelle“ erstellt. Bei 15 Prozent war es „der Arbeitgeber”, bei 8 Prozent die Stiftung, obwohl die Verwaltung „überwiegend extern“ erfolgt.

Fazit: Vier von zehn Kassen bezahlen nicht die vollen Kosten. Der Preiswettbewerb im Vergleich von internen zu externen Lösungen ist verzerrt. Eine ideale Ressourcen-Allokation wird behindert – sie ist ein Systemfehler der zweiten Säule.

Eine eigene These zu den Preisen haben im Frühjahr der Sankt Galler Uni-Finanzmarkt-Professor Manuel Ammann und sein Assistent Andreas Zingg vertreten. Sie verglichen mehrjährig die Kosten grosser und kleiner Pensionskassen mit internen und externen Verwaltungen auf Basis der Swisscanto-Erhebungen von 2003 bis 2005. Dabei stellten sie fest: „Die externe Administration reduziert die Kosten nicht in dem Mass, wie man es erwarten könnte. Es scheint, dass externe Anbieter von Pensionskassenverwaltungen ihre Kostenvorteile dank Grösse nicht zu gleichen Teilen mit ihren Kunden teilen.“ Dies, so die Autoren, ist auf die „zum Teil fehlende Transparenz der Pensionskassen“ zurückzuführen. „Hinzu kommt, dass kleine Pensionskassen oft gezwungen sind, die Verwaltung extern zu vergeben, weil ihnen die kritische Masse fehlt. Sie haben deshalb weder Verhandlungsmacht noch einen Massstab, das Angebot des externen Anbieters richtig einzuschätzen“, so Ammann und Zingg.

„Look and Feel“ der externen Verwaltung

Schwer einzuschätzen für Stiftungsräte ist neben dem korrekten Preis auch, das Verhalten des externen Anbieters nach Vertragsabschluss. Was sind Pflichtleistungen, was ist die Kür? Wie kooperativ sollte sich die externe Verwaltung zeigen? Hier offenbaren die Gespräche von spn mit den Anbietern wieder zwei Pole: Auf der einen Seite ist Avadis. Sie schmiegt sich weitestgehend an den Kunden an. Kundenlogos werden auf Briefen und Ausweisen verwendet, feste Ansprechpartner definiert, eine eigene Telefonnummer eingerichtet, wo sich Avadis-Mitarbeiter im Namen der Kasse melden. „Die Angestellten sollen keinen Unterschied zwischen interner und externer Verwaltung ausmachen“, erklärt Oeschger die Philosophie. Andere Anbieter versprechen zwar Briefe mit Kundenlogos und feste Ansprechpersonen. Die externe Position wird aber transparent gemacht. „Dabei hat jeder Kunde seine eigene Vorstellung, wie der Kontakt erfolgen soll“, sagt Corinne Antonica von Watson Wyatt. Die Interaktion Angestellte–Externe wird im sogenannten Kommunikationsmodul definiert. Einige Kunden wünschen keinen direkten Kontakt. Sie sammeln die Versicherten-Anliegen und geben sie an die externe Stelle in der Funktion eines Backoffice weiter. Dort werden Ein- und Austrittsabrechnungen erstellt und die Kapitalvorbezüge, Scheidungen und IV-Fälle behandelt. Die Korrespondenz fliesst aber über die firmeninterne Anlaufstelle zum Versicherten. Andere Kunden wiederum leiten alle Anfragen direkt an den externen Verwalter. „Dabei treten wir im Namen oder im Auftrag des Kunden auf“, sagt Antonica.

Umstrittene Zusatzmandate

So unterschiedlich das Verhältnis intern–extern definiert wird, eine Konstante zieht sich durch alle Mandate: Je grösser die Pensionskasse, desto mehr werden von Outsourcing-Partnern nur Teilleistungen erbracht. Je kleiner die Kasse, desto eher erfolgen die technische Verwaltung, Buchhaltung und Geschäftsführung aus einer Hand. „Die Reibungsverluste zwischen Geschäftsführung und Bestandesverwaltung sind sonst einfach zu gross“, sagt Daniel Gut von der Berag. Umstritten ist, inwieweit kassentypische Drittleistungen aus demselben Unternehmen offeriert werden sollen. Einige wie Avadis lehnen das aus Unabhängigkeitsgründen prinzipiell ab. Andere wie Swissquote, Hewitt und Mercer bieten inhouse auch Anlagestrategieberatung und Pensionskassenexperten an. „Stammen Geschäftsführer und Experte aus demselben Unternehmen, so ist darauf zu achten, dass der eine nicht Vorgesetzter des anderen ist“, so Antonica von Watson Wyatt. Sonst sieht sie darin aber kein Problem. „Der Stiftungsrat ist schliesslich frei in der Wahl des Experten und des Anlagestrategieberaters. Diese Mandate erfolgen losgelöst vom Verwaltungsmandat.“

Tatsache ist, dass Zusatzmandate mit Rabatten auf den Paketpreis belohnt werden, frei nach dem Motto: Je weniger unabhängig, desto günstiger. Einen beachtenswerten Ansatz pflegt Roger Crufer bei Swissbroke: „Erhalten wir ein Verwaltungs-mandat, so werden alle Optionen angeschaut, von der klassischen Verwaltung bis zur Vollversicherungslösung.“ Sein Argument: Selbst wenn die Verwaltungskosten günstig offeriert werden, ist nicht von vornherein klar, ob die Kasse dabei besserfährt. „Geschäftsführer, Pensionskassenexperte und Revisionsstelle verursachen Zusatzkosten, die bei einer Versicherungslösung wegfallen. Wir machen mit unserer Broker-Abteilung einen Vollkostenvergleich“, sagt Crufer.

Er rät, eine Ausschreibung eines externen Mandats von Brokern durchführen zu lassen. Eine Variante, die von den Anbietern durchaus geschätzt wird. Broker haben Routine im Vergleichen, kennen das Geschäft und bewahren eine gewisse Distanz zu den Anbietern. Erstverträge werden meist auf drei Jahre abgeschlossen. (Fünfjahresverträge, wie bis vor kurzem praktiziert, sind verpönt.) Nach drei Jahren werden Verträge von Jahr zu Jahr verlängert, kündbar auf drei Monate. Die drei Jahre sind der Preis dafür, dass der Anbieter die Überführungskosten übernimmt. Bei schlanken Kassen sind das 6.000 bis 10.000 Franken, bei grossen 30.000 bis 60.000 Franken. Die Übernahme dieser Kosten durch den Anbieter ist zum Standard geworden oder indirekt auf den Kunden abgewälzt: „Bei uns werden diese Kosten separat ausgewiesen und über die jährlichen Kosten pro Versicherten vom Kunden bezahlt“, sagt Schoendorff.

Ein Markt von 180 Millionen Franken

Vor allem bei Mandatsverlängerungen spielt offenbar der Markt eine Rolle – wobei praktisch nur die Braut den Bräutigam sucht. Der umgekehrte Fall, dass ein Anbieter eine Kasse anspricht, kommt selten vor. „Wir kennen die Zahl und die Adressen unserer potenziellen Kunden nicht. Kassen mit interner Verwaltung anzusprechen, erzeugt eine Abwehrhaltung und ist kontraproduktiv“, sagt Christoph Oeschger von Avadis. Gleiches bestätigen die Konkurrenten. Aussagen über das Marktpotenzial machen sie nicht. Dieses sei schwer einzuschätzen.
spn versucht es dennoch über die Verwaltungsform und Kassengrösse:
• Verwaltungsform: Nachfrager sind kleinere autonome und teilautonome Kassen. Ende 2007 gab es rund 780 autonome (1,3 Millionen Versicherte) und 900 teilautonome Kassen (160.000 Versicherte). Ein Potenzial sind auch die grösseren der 210 rückversicherten Kassen (63.000 Versicherte) sowie kleinere der 130 Gemeinschaftseinrichtungen (550.000 Versicherte), zusammen also rund 2.020 Vorsorgeeinrichtungen mit 2,1 Millionen Versicherten. (Quelle: Pensionskassenstatistik 2006, hochgerechnet um die Bestandesänderungen für 2007.)
• Kassengrösse: Fachleute reden von einer minimalen Grösse von 50 bis 80 Versicherten pro Kasse. Ab einer Grösse von 3.000 Versicherten pro Kasse beginnt sich nach übereinstimmenden Aussagen eine Inhouse-Lösung zu rechnen. Vereinfacht gelten Kassen mit 100 bis 3.000 aktiv Versicherten als Zielgruppe für externe Verwaltung. Laut Pensionskassenstatistik 2006 gab es 1.400 Kassen von dieser Grösse mit rund 733.000 Versicherten. Der Markt dürfte nach Schätzungen von spn jährlich maximal 180 Millionen Franken Ertrag versprechen.
Am Markt wachsen werden vor allem solche Anbieter, die ihre Leistungen mit einer vielseitigen Verwaltungs-Software verknüpfen. Zum einen wünschen Kunden einen ständigen Web-Zugang auf Versichertendaten und zur Online-Simulation von Leistungsfällen. Zum anderen wollen grössere Firmen einfache Versichertenmutationen selber durchführen und damit Geld sparen. Software-Entwickler im Outsourcing-Geschäft bieten solche Schnittstellen schon heute an, andere wollen den Anschluss nicht verpassen. Deshalb plant etwa Berag mit Axenta ein neues webfähiges Tool. Swissbroke evaluiert gerade ein internetfähiges Tool. Das Lizenzgeschäft von EDV-Anbietern hat zudem einen strategischen Vorteil: Adressen potenzieller Outsourcing-Kunden können identifiziert werden.

Catherine Schoendorf

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